IT als geschäftskritischer Faktor

Die Digitalisierung schreitet voran – in vielen Organisationen existiert kaum noch ein Geschäftsprozess ohne softwarebasierte Unterstützung. Von Collaboration-Tools über ERP-Systeme bis hin zu spezialisierten Fachanwendungen:
Software ist nicht mehr Beiwerk, sondern Basis des operativen Handelns.

Gleichzeitig steigt die Verantwortung:

• steigende Kosten
• größerer Verwaltungsaufwand
• strengere Compliance- und Audit-Anforderungen
• zunehmende Abhängigkeiten von Cloud-Anbietern

Ein strukturiertes SAM schafft Transparenz und reduziert Risiken.

Softwareanbieter nutzen verschiedenste Lizenzierungsmetriken. Jede bringt eigene Compliance-Regeln und Fallstricke mit sich:

a) Per User

Einzelne namentlich benannte Nutzer*innen.

b) Per Device

Lizenz gilt je Endgerät – relevant in Produktionsumgebungen, Laboren, Schulen etc.

c) Concurrent Use

Mehrere Personen haben Zugriff, aber nur eine definierte Anzahl darf gleichzeitig arbeiten.

d) Pro Core / Pro Prozessor

Besonders relevant im Server- & Virtualisierungsumfeld (SQL-Server, Oracle, Middleware).

e) Pro Server / Pro Instanz

Lizenz gilt pro Installationsbasis, unabhängig von Nutzenden.

Wer diese Metriken nicht korrekt abbildet, riskiert Überlizenzierung, Unterlizenzierung oder empfindliche Audit-Nachzahlungen.

a) Kauf

Einmalige Anschaffung, oft kombinierbar mit Wartungsverträgen (Software Assurance).

b) Miete / Subscription

Zeitlich befristete Nutzung, inzwischen Standardmodell für Cloudprodukte.

c) Ratenkauf

Finanzierungslösung, bei der Eigentum später übergeht.

Die Beschaffungsart beeinflusst
✔ Abschreibung
✔ Weitergabe-/Veräußerungsrechte
✔ Nutzungseinschränkungen
✔ Audit-Risiken

Nutzungsrechte unterscheiden sich je Produkt, Anbieter und Vertrag. Organisationen müssen genau wissen, was erlaubt ist – und was nicht.

a) Runtime-Bedingungen

Beispiel:
Ein Datenbankserver darf nur als „Runtime“ für ein bestimmtes CRM genutzt werden.
➡️ Missbrauch führt zu Lizenzverstößen.

b) Geografische Einschränkungen

• Nutzung nur in Deutschland
• nur in der EMEA-Zone
• global erlaubt

c) Einschränkungen nach Einsatzart

• Non-commercial use only
• nur testweise
• nur für interne Zwecke

d) Kein Weiterverkauf / keine Weitervermietung

Viele Lizenzen dürfen nicht übertragen werden – nicht einmal an verbundene Unternehmen.

e) Einschränkungen der Bereitstellung

• Nutzung nur auf eigenen Geräten
• lokale Installation
• Nutzung in externen Cloud-Systemen ggf. untersagt

f) Reassignment-Regeln

Zuweisung zu Nutzer*innen oder Geräten darf oft nur alle X Tage geändert werden (z. B. 90-Tage-Regel bei Microsoft).

Diese Feinheiten entscheiden über Compliance oder Verstoß – deshalb ist Dokumentation essenziell.

Lizenzbedingungen ändern sich während der Nutzungsdauer häufig:

• neue Editionen
• neue Lizenzmetrik
• neue Nutzungsrechte
• geänderte compliance-relevante Anforderungen

Ein professionelles SAM-System dokumentiert
✔ Lizenzen
✔ Zuordnungen
✔ Installationen
✔ Kosten
✔ Verträge
✔ Laufzeiten
✔ Herstellerbedingungen

Ein Kernelement im SAM ist das kontinuierliche Inventar:

Warum ist das wichtig?

• Unused Software = unnötige Kosten
• Übernutzung = rechtliches Risiko
• Transparenz = Basis für Wirtschaftlichkeit und Sicherheit

Regelmäßiges Scanning und Abgleich zwischen

• Installationen
• Nutzenden
• Lizenzen
  bildet die Grundlage für jeden Revisionsnachweis.

Organisatorische Prozesse stellen sicher, dass SAM nicht als Projekt, sondern als fortlaufender Unternehmensprozess funktioniert.

a) Beschaffungsprozess

Verknüpfung der Softwarelizenzierung mit

• Recruiting
• Offboarding
• Budgetplanung
• Genehmigungsabläufen

b) Bereitstellungsprozess

Sicherstellen, dass Nutzende Software korrekt, rechtskonform und dokumentiert erhalten.

c) Aktualisierungsprozess

Regelmäßige Updates bieten:

• Sicherheit
• neue Funktionen
• Compliance mit Support-Ende-Regeln

d) Ausmusterungsprozess

• Deinstallation
• Entfernung aus Anlagenverzeichnis
• ggf. Wiederverkauf (wenn erlaubt)
• Dokumentation der Außerbetriebnahme

Die digitale Arbeitswelt verändert sich rasant:

a) Migration in hybride Szenarien

Software wird nicht mehr ausschließlich On-Premise betrieben, sondern zunehmend in Cloud- oder Hybridmodellen.

b) Wechsel der Lizenzmetrik

Per-User-Modelle verdrängen Per-Device-Modelle, da Mitarbeitende

• mobil arbeiten
• mehrere Geräte nutzen
• SaaS-Dienste benötigen

c) Neue Anforderungen der Mitarbeitenden

Benutzer erwarten heute

• flexible Zugriffe
• mobile Nutzung
• intuitive Oberflächen
• leistungsfähige Cloud-Integration

Dies führt zu neuen Lizenzmodellen, die sorgfältig in die SAM-Strategie eingebettet werden müssen.

Organisationen, die SAM professionell betreiben, profitieren von:

✔ Kostenkontrolle
✔ Rechtssicherheit & Auditfähigkeit
✔ Minimierung von Sicherheitsrisiken
✔ Transparenz über Softwarelandschaft
✔ effizienteren Prozessen
✔ optimaler Lizenznutzung

2025 wird das Jahr, in dem viele Unternehmen ihr SAM transformieren müssen – nicht nur aus ökonomischen, sondern aus betriebs- und datenschutzrechtlichen Gründen.

Wenn Sie Unterstützung beim Aufbau oder der Optimierung Ihres Lizenzmanagements benötigen, stehen wir Ihnen gern mit Fachwissen und praxiserprobten Methoden zur Seite.

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Mit prüfendem Blick und herzlichen Grüßen,

Ihr Team der Viehoff Consult.